Faktura wysłana. UPO jest. A w KSeF jej nie ma.
Od początku obowiązkowego KSeF pojawiają się sytuacje, w których:
- faktura została wysłana,
- system wygenerował UPO,
- dokument został zaksięgowany w ERP,
- rozliczenia ruszyły dalej…
…a w KSeF faktury nie widać.
Albo odwrotnie:
faktura istnieje w ERP i została ujęta w raportach,
ale została odrzucona przez system.
Bez numeru KSeF dokument formalnie nie istnieje.
Gdzie powstaje problem?
Krajowy System e-Faktur weryfikuje strukturę pliku.
Nie weryfikuje:
- czy dokument został prawidłowo zaksięgowany w ERP,
- czy odrzucenie zostało wychwycone przed raportowaniem,
- czy dane są spójne z JPK_VAT,
- czy nabywca faktycznie widzi dokument.
W efekcie:
ERP mówi: faktura jest.
KSeF mówi: faktury nie ma.
JPK wymaga wskazania konkretnego dokumentu.
To już nie jest drobna usterka techniczna.
To rozjazd systemowy.
Skąd się to bierze?
W praktyce przyczyną bywają:
- niewidoczne błędy w XML,
- przyszła data wystawienia,
- brak wymaganego pola,
- różnice między NIP a VAT-UE,
- problemy z wizualizacją (np. sekcje CDATA),
- brak monitoringu statusu po wysyłce.
To nie są błędy księgowe.
To brak warstwy kontroli.
Najważniejsze pytanie
Czy w Twojej firmie ktoś sprawdza:
- czy każda faktura ma numer KSeF,
- czy żadna odrzucona faktura nie została ujęta w raportach,
- czy ERP i KSeF są w pełni zgodne?
Jeśli nie — ryzyko nie wynika z KSeF.
Wynika z procesu.