Nie fakturuj w ciemno! Każdy błąd w KSeF kosztuje.
Nie fakturuj w ciemno!
Każdy błąd w KSeF kosztuje.
Pre-KSeF Validator ® – Fakturowanie w KSeF bez błędów. Bez stresu. Bez kar.
do obowiązku KSeF
Pre-KSeF Validator ® – Twój strażnik bezbłędnych faktur.
Z Pre-KSeF Validator Ⓡ błędne lub podejrzane faktury wychwycisz jeszcze zanim trafią do KSeF. Ten inteligentny asystent automatycznie posegreguje dokumenty według rodzaju błędów i w czasie rzeczywistym wskaże w każdej fakturze miejsca, w których występują niezgodności – np. z wymogami Ministerstwa Finansów, czy z Twoimi wewnętrznymi wzorcami.
To nie wszystko. Pre-KSeF Validator Ⓡ podpowie Ci, jak poprawić wykryte błędy, dzięki czemu unikniesz kosztownych korekt, kontroli czy kar – i zyskasz pewność, że Twoje faktury są zawsze zgodne z przepisami.
Importuj dane sprzedażowe skąd chcesz i jak chcesz.
Dzięki gotowym interfejsom CFOall.com możesz importować dane w dowolnym formacie – od prostego Excela (XLS) po JSON i XML. System inteligentnie uporządkuje je zgodnie z wymogami Ministerstwa Finansów, eliminując ryzyko niezgodności.
Edycja faktur nigdy nie była tak łatwa.
Kiedy czas goni, przygotowanie faktur bywa uciążliwe i stresujące. W CFOall.com ten proces staje się intuicyjny i bezproblemowy. U nas nie tylko łatwo wychwycisz i poprawisz błędy z pomocą Pre-KSeF Validator Ⓡ, ale także sprawnie i bez straty czasu uzupełnisz brakujące informacje korzystając z naszych wskazówek i Twoich danych wzorcowych.
System zadba o to, by każda Twoja faktura wysyłana do KSeF była kompletna, a wszystkie dane były zgodne z wymaganym formatem.
Czy fakturowanie w KSeF może być proste i bezbłędne?
Z CFOall.com – zdecydowanie tak.
Wygodnie wystawiaj faktury w KSeF lub poza KSeF, pojedynczo lub zbiorczo, mając pewność, że nie zawierają błędów i pozytywnie przeszły wszystkie wymagane kontrole wewnętrzne. System automatycznie pobierze Urzędowe Potwierdzenie Odbioru w KSeF wystawionych faktur i zapisze w bazie numery nadane im przez KSeF.
Dzięki Pre-KSeF Validator Ⓡ nie musisz się obawiać, że Twoje faktury wrócą do Ciebie – z KSeF lub z Urzędu Skarbowego – jak bumerang.
Fakturuj z kontrahentem na tych samych falach
Przejrzyste warunki transakcji i zapłaty to fundament udanej współpracy. CFOall.com umożliwi Ci automatyczne wysłanie faktur do kontrahentów w emailu (pojedynczo lub zbiorczo) na dowolnym etapie procesu sprzedaży. Możesz to zrobić przed wystawieniem faktury, aby potwierdzić warunki z kontrahentem (wysyłając projekt /proformę) lub po jej wystawieniu, żeby wygodnie dla nabywcy udokumentować jego zakup i ułatwić mu terminowe rozliczenie.
Możesz wybrać format wysyłanych plików i wizualizację faktury, a także przeglądać historię korespondencji dotyczącej danego dokumentu.
Nie daj się zaskoczyć nowym fakturom w KSeF.
Dzięki CFOall.com możesz wygodnie trzymać rękę na pulsie w Krajowym Systemie e-Faktur. Automatycznie odbierzemy Twoje faktury zakupowe wystawione w KSeF i prześlemy Ci odpowiednie powiadomienia email lub sms.
Dzięki temu masz pewność, że żadna faktura ani termin zapłaty nie umkną Twojej uwadze i szybciej podejmiesz odpowiednie działania.
Skuteczna kontrola wewnętrzna i zgodność z KSeF
Wcale nie muszą spowalniać pracy firmy.
CFOall.com inteligentnie łączy elektroniczny obieg dokumentów z wykonywaniem obowiązków w KSeF, tworząc spójny i wydajny proces.
Nasze rozwiązania umożliwiają elastyczne dopasowanie e-kontroli faktur do specyfiki sprzedaży, zakupów i płatności w Twojej firmie. Kontrole merytoryczne, księgowe czy prawne mogą być realizowane na dowolnym etapie procesów biznesowych – zarówno przez wewnętrzne jednostki, jak i podmioty zewnętrzne, np. doradców podatkowych czy biura rachunkowe.
Nowe faktury w KSeF to źródło cennych danych o Twoich kontrahentach.
Nie zmarnuj ich.
CFOall.com pozwoli Ci uporządkować i efektywnie wykorzystać te informacje w codziennej pracy. Automatycznie zaktualizuje i uzupełni dane w Twojej centralnej bazie, umożliwi ich weryfikację, a także zapewni przejrzystą segmentację kontrahentów.
Możesz łatwo wdrożyć własny system ratingowy, a także oznaczyć zweryfikowane kluczowe dane kontrahentów, dzięki czemu szybko sprawdzisz, komu zaufać i komu bezpiecznie zapłacić.
Zawsze gotowy na kolejne zmiany w obowiązkach KSeF.
Z CFOall.com nie musisz obawiać się nowych przepisów dot. KSeF i zmiany skomplikowanej dokumentacji e-Faktury liczącej setki stron.
Zadbamy, aby Twoja firma płynnie dostosowała się do nowych wymogów, a Pre-KSeF Validator Ⓡ zagwarantuje, że wszystkie Twoje faktury będą zawsze bez zarzutu.
KSeF w praktyce – przewodnik dla firm
CFOall.com to nie tylko narzędzie – to Twój osobisty doradca, który automatycznie weryfikuje każdą fakturę przed jej wysłaniem do KSeF. Z nami zyskasz pewność, że Twoje dokumenty są zawsze zgodne z przepisami, eliminując stres związany z ewentualnymi pomyłkami. Odkryj, jak nasze innowacyjne rozwiązanie może usprawnić Twój proces fakturowania i uwolnić Cię od zbędnych trudności. Zainwestuj w spokój i efektywność, które naprawdę się liczą!
Podstawy KSeF
- jak działa, od kiedy obowiązuje i jak ustrzec się przed błędami z pomocą CFOall.com i Pre-KSeF Validator Ⓡ
Co to jest Krajowy System e-Faktur (KSeF)?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to ogólnokrajowa platforma Ministerstwa Finansów służąca do wystawiania, odbierania i przechowywania tzw. faktur ustrukturyzowanych – czyli e-Faktur.
Każda faktura trafia bezpośrednio do systemu MF, gdzie jest weryfikowana i otrzymuje unikalny numer KSeF. Dopiero wtedy nabiera mocy prawnej i może być uznana za wystawioną.
KSeF oznacza pełną cyfryzację obiegu dokumentów – koniec z PDF-ami, papierem i różnymi formatami. Wszystkie faktury są teraz jednolite, zgodne ze schematem FA(3), i archiwizowane centralnie przez 10 lat.
Jak pomaga CFOall.com:
CFOall.com integruje Twoją firmę z KSeF bez potrzeby przebudowy systemów.
Dzięki Pre-KSeF Validator ® każda faktura jest sprawdzana przed wysyłką – system wskazuje brakujące dane, niezgodności lub błędy logiczne, zanim dokument trafi do KSeF.
Unikasz tym samym odrzuceń, korekt i sankcji.
Od kiedy korzystanie z KSeF będzie obowiązkowe i dla kogo?
Obowiązek wystawiania e-Faktur w KSeF wchodzi w życie etapowo:
- od 1 lutego 2026 r. – dla firm, których sprzedaż brutto w 2025 r. przekroczy 200 mln zł,
- od 1 kwietnia 2026 r. – dla pozostałych podatników VAT.
Przed tymi terminami korzystanie z KSeF jest dobrowolne, ale daje korzyści – m.in. szybszy zwrot VAT (z 60 do 40 dni).
Jak pomaga CFOall.com:
CFOall.com jest w pełni zgodny z najnowszą wersją KSeF i pozwala wdrożyć system z wyprzedzeniem.
Dzięki elastycznej integracji z każdym ERP i Excelem możesz przejść na e-Faktury bez dodatkowych kosztów i ryzyka.
System prowadzi użytkowników krok po kroku i przygotowuje organizację do pełnego obowiązku KSeF, zanim stanie się on wymagalny.
Jak można wystawić e-Fakturę?
Fakturę w KSeF można wystawić na dwa sposoby:
- Ręcznie w Aplikacji Podatnika KSeF (MF) – poprzez wypełnienie formularza online.
To rozwiązanie darmowe, ale czasochłonne, bo wymaga ręcznego uzupełnienia wielu z ponad 300 pól e-Faktury. - Automatycznie przez system zintegrowany z API KSeF, który wysyła dane w formacie XML i odbiera UPO – bez potrzeby logowania do portalu MF.
Druga metoda jest wygodniejsza i bezpieczniejsza – szczególnie przy większej liczbie faktur lub pracy zespołowej. Właśnie tak działa CFOall.com.
Jak pomaga CFOall.com:
CFOall.com pozwala wystawiać pojedyncze lub zbiorcze e-Faktury jednym kliknięciem.
Pre-KSeF Validator ® weryfikuje poprawność każdego pola, a system sam pobiera numer KSeF i UPO.
Dane możesz importować z Excela, ERP lub innego źródła – CFOall.com dostosowuje je automatycznie do wymogów Ministerstwa Finansów.
Jakie błędy mogą wystąpić w e-Fakturze i jak ich unikać?
Najczęstsze błędy to:
- Logiczne – np. brak wypełnienia pól obowiązkowych, błędna kombinacja danych, inne niezgodności z dokumentacją MF,
- Merytoryczne – np. błędne kwoty, stawki VAT, dane kontrahenta, niewłaściwa data sprzedaży.
KSeF odrzuca faktury z błędami logicznymi, ale nie informuje, gdzie leży problem.
W przypadku błędów merytorycznych konieczna jest korekta.
Jak pomaga CFOall.com:
Pre-KSeF Validator ® sprawdza poprawność faktury jeszcze przed wysyłką.
System wykrywa niezgodności z dokumentacją MF, wskazuje błędne pola i sugeruje poprawki.
Dzięki temu masz pewność, że każda faktura przejdzie walidację KSeF za pierwszym razem.
Co zrobić, jeśli wystawimy w KSeF fakturę zawierającą błąd?
Jeśli faktura zawiera błąd merytoryczny (np. w danych, kwocie, stawce VAT), należy wystawić fakturę korygującą.
Korekta również musi mieć format XML i przejść przez KSeF – nie można poprawiać dokumentów ręcznie ani przesyłać ich e-mailem.
Jak pomaga CFOall.com:
CFOall.com automatycznie rozpoznaje, czy faktura wymaga korekty na każdym etapie procesu, tj. przed wysłaniem faktury do KSeF oraz po przyjęciu lub odrzuceniu faktury przez KSeF. Natychmiast wie czy została przyjęta przez KSeF, pobiera numer KSeF i UPO.
CFOall.com automatyzuje proces korekt. Jego unikalny Pre-KSeF Validator ® pomaga poprawić odrzucony dokument lub przygotować korektę faktury wystawionej z błędami.
Dzięki temu Twoje korekty zawsze są prawidłowe i zarejestrowane w KSeF bez opóźnień.
Jakie wyzwania czekają na przedsiębiorców w KSeF?
Żeby wypełnić obowiązki w KSeF przedsiębiorcy muszą się zmierzyć m.in. z:
- dużym zakresem informacji zawartych w fakturach elektronicznych (ponad 300 pól),
- brakiem dostępu do własnych baz danych przedsiębiorcy na platformie KSeF i w Aplikacji Podatnika MinFin,
- wysokim stopniem skomplikowania obowiązującego schematu e-Faktury, obejmującego siedem rodzajów faktur,
- brakiem precyzyjnej komunikacji dot. błędów w odrzuconej fakturze.
Wszystko to sprawia, że każdorazowo proces wystawiania ustrukturyzowanej faktury może być uciążliwy, generując potencjalnie wiele różnych błędów logicznych. Konsekwencją tego mogą być opóźnienia w wypełnianiu ustawowych obowiązków i nałożenie na przedsiębiorcę wysokich kar przez organy skarbowe.
Jak pomaga CFOall.com:
CFOall.com prowadzi przedsiębiorcę za rękę w całym procesie przygotowania i wystawiania e-Faktury, każdego rodzaju. System pozwala łatwo importować dane sprzedażowe z Excela i systemów ERP. Pre-KSeF Validator ® – unikalny asystent –podpowiada, które pola i jak należy wypełnić oraz gdzie znaleźć potrzebne informacje. Na bieżąco wskazuje konkretne błędy i pomaga je usunąć. Pre-KSeF Validator ® zapewnia zgodność nie tylko z dokumentacją MF ale także z wybranym wzorem z własnej biblioteki w CFOall.com oraz wykrywa i pomaga usuwać różne inne błędy.
Czy aplikacja CFOall.com może pomóc w uzgodnieniu e-Faktury sprzedażowej z nabywcą przed jej wystawieniem w KSeF?
Tak. Z aplikacji CFOall.com można wysłać projekt /proformę e-Faktury sprzedażowej do nabywcy np. do potwierdzenia zgodności z wcześniejszymi ustaleniami. Uchroni to przedsiębiorcę przed koniecznością korekty faktury już wystawionej w KSeF.
Czy aplikacja CFOall.com może pomóc w uzgodnieniu e-Faktury zakupowej ze sprzedawcą przed jej wystawieniem w KSeF?
Tak. Z aplikacji CFOall.com można przesłać własny projekt e-Faktury zakupowej do sprzedawcy np. w celu potwierdzenia uzgodnionych warunków transakcji. Jest to szczególnie przydatne w przypadku samofakturowania (faktury RR). Projekt może być wysłany w dowolnym formacie (HTML, PDF, XML). Otrzymaną e-Fakturę w formacie XML sprzedawca może wgrać do Aplikacji Podatnika MinFin, sprawdzić, nanieść ew. poprawki i/lub od razu wystawić ją dla Twojej Firmy w KSeF.
Czy obowiązki dot. KSeF wpłyną na sposób zapłaty za e-Faktury zakupowe?
Czynny podatnik VAT, dokonując płatności za e-Fakturę na rzecz innego czynnego podatnika VAT, ma obowiązek umieszczenia numeru KSeF e-Faktury w danych przelewu.
Jak pomaga CFOall.com:
Aplikacja CFOall.com pozwala firmom automatycznie odbierać e-Faktury zakupowe z KSeF, a następnie umożliwia im proste generowanie planowanych przelewów dla tych faktur, umieszczając ich numer KSeF w danych przelewu. Firma może za pomocą CFOall.com w zautomatyzowany sposób wyeksportować paczkę ze swoimi planowanymi przelewami do dowolnego systemu e-banking dowolnego banku, który prowadzi jej rachunek. Następnie umożliwia w jednym miejscu na bieżąco śledzić realizację przelewów we wszystkich bankach oraz status rozliczenia wszystkich zobowiązań i należności.
Tryby pracy w KSeF (online, offline, awaryjny)
- jak działa Krajowy System e-Faktur w praktyce i co zrobić, gdy system nie działa
Jak działa KSeF w trybie online?
W trybie online faktura jest przesyłana do systemu Ministerstwa Finansów w czasie rzeczywistym.
Po weryfikacji KSeF nadaje jej unikalny numer – dopiero wtedy staje się dokumentem obowiązującym.
Jak pomaga CFOall.com:
Automatycznie przesyła dane do KSeF, odbiera potwierdzenia i statusy, a Pre-KSeF Validator ® gwarantuje, że każda faktura zostanie przyjęta za pierwszym razem i nie trzeba będzie szukać błędów.
Co to jest tryb offline i kiedy można z niego skorzystać?
Tryb offline stosuje się, gdy przedsiębiorca ma problem z własnym połączeniem z KSeF (np. awaria łącza).
Wtedy może wystawić fakturę lokalnie, a następnie przesłać ją do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego.
Jak pomaga CFOall.com:
Sam wykrywa brak połączenia i przełącza się w tryb offline, zapisując faktury lokalnie i wysyłając je automatycznie po przywróceniu łączności.
Czym różni się tryb offline24 od offline?
Tryb offline24 pozwala wystawiać faktury bez połączenia z KSeF nawet przez 24 godziny, a następnie automatycznie je przesłać.
To rozwiązanie dla firm terenowych lub mobilnych.
Jak pomaga CFOall.com:
Umożliwia bezpieczne wystawianie faktur offline24, zachowując poprawność struktury XML, umożliwiając wykrycie i usunięcie błędów (Pre-KSeF Validator ®) i automatyzując późniejszą wysyłkę.
Co to jest tryb awaryjny KSeF i kiedy można z niego skorzystać?
Tryb awaryjny uruchamia się, gdy awaria leży po stronie Ministerstwa Finansów.
MF publikuje wtedy komunikat w BIP i API.
W tym czasie przedsiębiorca może wystawiać faktury lokalnie, zachowując strukturę XML i datę z pola P_1, ale musi je wysłać do KSeF w ciągu 7 dni roboczych po zakończeniu awarii.
Jak pomaga CFOall.com:
Automatycznie reaguje na komunikaty MF i przełącza system w tryb awaryjny. Po przywróceniu KSeF przesyła wszystkie faktury z zachowaniem ustawowych terminów.
Co się stanie, jeśli nie prześlemy faktur po awarii w wymaganym terminie?
Faktury, które nie zostaną wysłane w terminie, nie uzyskają numeru KSeF – a więc nie będą miały mocy prawnej.
Może to skutkować sankcjami podatkowymi do 100% wartości VAT z faktury.
Jak pomaga CFOall.com:
System śledzi terminy automatycznie i wysyła przypomnienia o granicach ustawowych. System sam wysyła faktury po awarii, zapewniając ich rejestrację w KSeF.
Czy w trybie awaryjnym można wystawiać faktury papierowe?
Nie.
Nawet podczas awarii KSeF faktury muszą być wystawiane w formacie elektronicznym XML.
Papierowa faktura lub zwykły PDF nie spełniają wymogów formalnych.
Różnica polega jedynie na tym, że dokument można tymczasowo przekazać klientowi poza systemem (np. e-mailem), zanim zostanie przesłany do KSeF.
Jak pomaga CFOall.com:
Pozwala wystawiać faktury elektroniczne również w trybie awaryjnym, generując równocześnie wizualizację PDF do wysłania kontrahentowi.
Po zakończeniu awarii system sam dośle oryginał e-Faktury do KSeF i uzupełni numer systemowy.
Jak sprawdzić, czy MF ogłosiło awarię KSeF?
Ministerstwo Finansów publikuje każdy komunikat o awarii:
- na stronie BIP MF,
- w panelu informacyjnym API KSeF,
- oraz w komunikatach technicznych dla zintegrowanych systemów.
Jak pomaga CFOall.com:
System odbiera komunikaty MF i informuje użytkowników o rozpoczęciu lub zakończeniu trybu awaryjnego – bez konieczności śledzenia stron rządowych.
Co z datą wystawienia faktury w trybie awaryjnym?
Data wystawienia (pole P_1) wpisana przez wystawcę jest obowiązująca.
Nawet jeśli faktura trafi do KSeF później (np. po 5 dniach awarii), zachowuje pierwotną datę.
To ważne dla rozliczeń VAT i terminów płatności.
Jak pomaga CFOall.com:
System automatycznie zapisuje datę P_1 w strukturze XML, niezależnie od momentu wysyłki.
Nie ma ryzyka, że faktura zostanie odrzucona z powodu błędnej daty.
Jak CFOall.com wspiera firmy podczas awarii KSeF?
CFOall.com został zaprojektowany tak, by firma mogła fakturować bez przerw, nawet przy niedostępności systemu MF.
Platforma:
- wykrywa awarie automatycznie,
- przełącza tryb pracy na offline lub awaryjny,
- umożliwia wystawianie i podpisywanie faktur lokalnie,
- przesyła je po przywróceniu połączenia,
- pilnuje terminów 7 dni i potwierdzeń UPO.
Certyfikaty KSeF, tokeny i bezpieczeństwo
- jak zapewnić legalny dostęp do KSeF, bezpieczne logowanie i pełną kontrolę nad fakturami
Czym jest certyfikat KSeF i po co jest potrzebny?
Certyfikat KSeF to nowy, bezpieczny sposób uwierzytelnienia użytkownika w Krajowym Systemie e-Faktur.
Stanowi cyfrowy odpowiednik dowodu tożsamości – potwierdza, że dana osoba lub podmiot jest uprawniona do wystawiania i odbierania faktur w systemie Ministerstwa Finansów.
Od 1 lutego 2026 r. certyfikat będzie obowiązkowy przy wystawianiu faktur w trybach szczególnych (offline, offline24, awaryjnym).
Od 1 stycznia 2027 r. stanie się jedynym sposobem logowania do KSeF – zastępując tokeny i inne formy autoryzacji.
Jak pomaga CFOall.com:
CFOall.com automatycznie integruje Twój certyfikat z kontem użytkownika.
Nie musisz ręcznie podpisywać każdej faktury – system robi to w tle, w sposób zgodny z wymogami Ministerstwa Finansów.
Jak i kiedy uzyskać certyfikat KSeF?
Wnioski o wydanie certyfikatu można składać od 1 listopada 2025 r. w Module Certyfikatów i Uprawnień (MCU) – oficjalnym systemie Ministerstwa Finansów.
Wniosek składa się elektronicznie, po uwierzytelnieniu podpisem zaufanym, kwalifikowanym lub pieczęcią kwalifikowaną.
Certyfikat jest wydawany na okres maksymalnie 2 lat i zawiera dane identyfikujące osobę lub firmę zgodnie z rejestrem KSeF.
Co się stanie, jeśli firma nie uzyska certyfikatu KSeF na czas?
Bez ważnego certyfikatu po 1 stycznia 2027 r.
- nie można będzie wystawić ani wysłać faktury do KSeF,
- system odrzuci każdą próbę logowania,
- firma nie będzie mogła legalnie dokumentować sprzedaży,
- może dojść do sankcji podatkowych i opóźnień w rozliczeniach.
Załączniki w KSeF
- jak działa nowa funkcja załączników, kto może z niej korzystać i jakie daje możliwości
Czy załączniki w KSeF są obowiązkowe?
Nie.
Przesyłanie faktur z załącznikami do KSeF jest dobrowolne.
Funkcja została stworzona z myślą o branżach, które wystawiają faktury zawierające rozbudowane dane – np. media, telekomunikacja, paliwa czy energetyka.
Załącznik ma charakter uzupełniający i służy do przekazywania szczegółowych danych technicznych lub liczbowych, które nie mieszczą się w standardowych polach faktury.
Podatnicy, którzy nie potrzebują tej funkcji, mogą nadal wystawiać faktury bez załączników — bez żadnych zgłoszeń ani dodatkowych działań.
Jak pomaga CFOall.com:
System automatycznie rozpoznaje, czy dana faktura wymaga załącznika.
Dzięki Pre-KSeF Validator®, CFOall.com weryfikuje poprawność struktury XML (węzeł <Zalacznik>) i uniemożliwia wysyłkę błędnie przygotowanego pliku.
Czy każda firma może korzystać z załączników w KSeF?
Nie automatycznie.
Aby uzyskać możliwość przesyłania faktur z załącznikami, przedsiębiorca musi złożyć specjalne zgłoszenie w sprawie przesyłania faktur z załącznikiem.
Zgłoszenie składa się wyłącznie elektronicznie — za pomocą API KSeF — i podlega weryfikacji przez Ministerstwo Finansów.
Jeśli MF zaakceptuje zgłoszenie, funkcjonalność zostaje aktywowana na 2 lata.
Jakie dane można zamieścić w załączniku?
Załącznik służy do przekazywania rozszerzonych danych rozliczeniowych lub technicznych, np.:
- ilości i jednostki miary,
- ceny jednostkowe i wartości pozycji,
- dane licznikowe (np. zużycie energii, woda, gaz),
- dane taryfowe lub podział kosztów wg punktów poboru, pojazdów, numerów usług.
Nie wolno jednak przesyłać plików o charakterze marketingowym, handlowym lub czysto biznesowym.
Załączniki nie mogą zawierać:
- cenników, umów, protokołów odbioru,
- instrukcji obsługi,
- ofert handlowych,
- newsletterów,
- skanów,
- zdjęć
- ani plików PDF.
Jak pomaga CFOall.com:
System automatycznie rozpoznaje rodzaj danych – jeśli użytkownik przypadkowo spróbuje dodać załącznik niezgodny z formatem XML lub niedozwolony (np. PDF, JPG), CFOall.com wyświetli komunikat ostrzegawczy i zablokuje wysyłkę.
Ile załączników można dodać do jednej faktury?
Do jednej e-Faktury można dodać tylko jeden załącznik (jeden węzeł <Zalacznik>),
ale w jego strukturze można umieścić wiele tabel i bloków danych – w zależności od potrzeb.
Jak pomaga CFOall.com:
Pre-KSeF Validator ® sprawdza poprawność każdej tabeli i podpowiada, jeśli liczba kolumn lub wierszy przekracza dopuszczalne limity struktury e-Faktury.
Jaki jest maksymalny rozmiar faktury z załącznikiem?
Łączny rozmiar faktury z załącznikiem nie może przekroczyć 3 MB.
Dla faktur bez załączników limit pozostaje 1 MB.
Przekroczenie limitu spowoduje automatyczne odrzucenie pliku przez KSeF.
Jak pomaga CFOall.com:
Przed wysyłką system oblicza rozmiar faktury XML i ostrzega, jeśli przekracza dopuszczalny limit.
Dzięki temu unikasz technicznych błędów, które mogłyby uniemożliwić wysyłkę.
Jak długo przechowywany jest załącznik w KSeF?
Załącznik, jako integralna część faktury, jest przechowywany przez 10 lat od końca roku, w którym wystawiono fakturę.
Nie wymaga dodatkowego archiwizowania ani przechowywania w osobnym repozytorium.
Jak pomaga CFOall.com:
System automatycznie archiwizuje zarówno fakturę, jak i załącznik.
Użytkownik ma dostęp do pełnej historii dokumentu (faktura + dane szczegółowe) w jednym widoku – niezależnie od tego, kiedy faktura została wystawiona.
Czy darmowa Aplikacja Podatnika KSeF obsłuży załączniki?
Nie.
Bezpłatne narzędzia Ministerstwa Finansów (Aplikacja Podatnika, e-Mikrofirma, aplikacja mobilna) pozwalają tylko odczytać fakturę z załącznikiem, ale nie umożliwiają jej tworzenia ani wysyłki.
Załączniki można przesyłać wyłącznie przez komercyjne systemy zintegrowane z API KSeF, takie jak CFOall.com.
Jak pomaga CFOall.com:
Umożliwia pełną obsługę załączników – generowanie, walidację, wysyłkę i archiwizację – w sposób w pełni zgodny z dokumentacją MF i strukturą e-Faktury.
Czy fakturę z błędnym załącznikiem można poprawić?
Nie można edytować ani „nadpisać” załącznika.
Jeśli w załączniku popełniono błąd, należy wystawić fakturę korygującą z poprawionym załącznikiem XML.
Załącznik stanowi integralną część faktury – każda zmiana wymaga korekty całego pliku.
Jak pomaga CFOall.com:
Automatyzuje korekty faktur z załącznikami.
System przenosi dane z poprzedniego pliku, umożliwia ich poprawienie i ponowną walidację przed wysyłką, minimalizując ryzyko błędów formalnych.
Najczęstsze błędy i sankcje w KSeF
- jakie błędy popełniają przedsiębiorcy, jak ich unikać i jak CFOall.com chroni przed karami
Jakie błędy najczęściej powodują odrzucenie faktury w KSeF?
Najczęstsze błędy dotyczą trzech obszarów:
- Strukturalnych (logicznych) – np. brak wymaganego pola, błędny format daty, niezgodność ze schemą FA(3), przekroczony rozmiar pliku XML.
- Merytorycznych (danych) – błędny NIP, stawka VAT, wartość brutto/netto, kwoty niezgodne z sumą pozycji.
- Formalnych (uprawnień) – brak ważnego certyfikatu, użycie nieautoryzowanego tokena, brak zgłoszenia do załączników.
KSeF nie wskazuje szczegółowo, w którym miejscu jest błąd — zwraca jedynie komunikat o odrzuceniu dokumentu.
Dla wielu firm oznacza to konieczność ręcznej analizy i ponownego wystawienia faktury.
Jak pomaga CFOall.com:
Dzięki Pre-KSeF Validator ® każda faktura jest sprawdzana jeszcze przed wysyłką:
walidacja struktury XML,
weryfikacja danych podatkowych i logicznych,
kontrola spójności kwot i stawek VAT.
System wskazuje dokładnie, które pole wymaga poprawy — zanim dokument trafi do KSeF.
Jak firma może się przygotować do obowiązkowego wystawiania w KSeF wielu rodzajów e-Faktur?
Aby firma mogła bez problemu wystawiać w KSeF e-Faktury każdego rodzaju, zarówno najprostsze (VAT, UPR) jak również inne bardziej skomplikowane (KOR, ZAL, ROZ, KOR_ZAL, KOR_ROZ), powinna zaopatrzyć się w uniwersalne oprogramowanie, które pomoże jej poprawnie przygotować i wystawić w KSeF dowolne faktury.
Jak pomaga CFOall.com:
CFOall.com daje firmom możliwość wystawiania w KSeF wszystkich rodzajów e-faktur, prostych i skomplikowanych. W każdym przypadku, nawet w najtrudniejszym, nasz Pre-KSeF Validator ® poprowadzi firmę za rękę, wskazując na bieżąco błędy logiczne i niezgodności projektu e-Faktury z obowiązującym Schematem Ministerstwa Finansów i z wybranym przez firmę wzorem z własnej biblioteki. Zaalarmuje go przed wysłaniem błędnej e-Faktury do KSeF oraz da wskazówki w którym miejscu i jak należy ją wcześniej poprawić.
Czy KSeF informuje na czym polegają błędy logiczne odrzuconej e-Faktury?
Nie. Krajowy System nie komunikuje na czym polegają błędy logiczne popełnione przez przedsiębiorcę w odrzuconej e-Fakturze.
Jak pomaga CFOall.com:
Pre-KSeF Validator ® wskaże błędne pola e-Faktury jeszcze przed jej wysłaniem do KSeF. Udzieli Twojej Firmie wskazówek, które pomogą uniknąć błędów.
Co zrobić, jeśli KSeF odrzuci fakturę?
Faktura odrzucona przez KSeF nie jest uznawana za wystawioną – nie ma numeru systemowego i nie rodzi skutków podatkowych.
Trzeba ją poprawić i ponownie wysłać w formacie XML.
W praktyce oznacza to konieczność identyfikacji błędów, poprawienia ich oraz ponownego podpisania i przesłania dokumentu.
Jak pomaga CFOall.com:
System automatycznie pobiera komunikat błędu z KSeF i wspiera identyfikację błędów i dokonanie korekt.
Czy system KSeF wychwyci próbę wystawienia zdublowanej faktury?
Nie. e-Faktura już wystawiona w Systemie, która zostanie ponownie przesłana do KSeF nie będzie odrzucona, co oznacza, że będzie zdublowana i konieczne będzie dokonanie stosownej korekty.
Jak pomaga CFOall.com:
CFOall.com przed wysłaniem każdej e-Faktury do KSeF przez firmę, zawsze sprawdza czy nie została ona wcześniej wystawiona w Systemie. Zapobiega to zdublowaniu faktury w KSeF oraz oszczędza czas i koszty przedsiębiorcy na identyfikację i naprawę błędów.
Co zrobić, jeśli wystawimy fakturę zawierającą błąd merytoryczny?
Jeśli faktura została przyjęta przez KSeF, ale zawiera błąd (np. kwotowy, w danych kontrahenta), nie można jej anulować.
Należy wystawić fakturę korygującą – również w formacie XML i również przesłać ją do KSeF.
Korekta jest niezależnym dokumentem, który system łączy z fakturą pierwotną na podstawie numeru KSeF.
Jak pomaga CFOall.com:
CFOall.com automatyzuje wystawianie korekt. Pre-KSeF Validator ® dba, by korekta była zgodna z przepisami MF i nie została odrzucona przez system.
Czy za błędy w KSeF grożą sankcje?
Tak.
Zgodnie z projektem ustawy KSeF 2.0, od 1 lipca 2026 r. za niewystawienie faktury w systemie lub wysłanie jej po terminie grożą kary finansowe:
- do 100% wartości podatku VAT z faktury,
- lub do 18,7 tys. zł za pojedyncze naruszenie w przypadku braku VAT.
Sankcje mogą dotyczyć m.in.:
- wysłania faktury z błędem strukturalnym,
- niedotrzymania terminu 7 dni po awarii,
- braku certyfikatu KSeF,
- przesłania dokumentu poza systemem (np. mailem).
Jak pomaga CFOall.com:
Pre-KSeF Validator ® marginalizuje ryzyko sankcji, analizując każdą fakturę pod kątem formalnym i technicznym.
Czy można uniknąć wszystkich błędów w KSeF?
Tak — pod warunkiem, że proces wystawiania faktur jest zautomatyzowany i kontrolowany na każdym etapie.
Ręczne wpisywanie danych, brak walidacji i opóźnione wysyłki to najczęstsze źródła błędów.
Jak pomaga CFOall.com:
CFOall.com umożliwia:
- Łatwy import danych sprzedażowych z Excela lub systemu ERP w dowolnym formacie (XLS, JSON, XML).
- automatyczną identyfikację błędów (Pre-KSeF Validator ®),
- przyjazną edycję i naprawę błędów (Pre-KSeF Validator ®),
- przeprowadzenie kontroli wewnętrznej (merytorycznej, prawnej i księgowej),
- wystawianie e-Faktur pojedynczo lub zbiorczo,
- automatyczne pobieranie numerów KSeF i UPO,
- uzgadnianie faktur z kontrahentami przed wysyłką,
- wysyłkę wystawionych faktur do kontrahentów.
Pre-KSeF Validator ® prowadzi użytkownika krok po kroku – wskazuje pola obowiązkowe, kontroluje spójność danych i sprawdza zgodność z dokumentacją MF, zanim faktura trafi do KSeF.
Efekt: wystawienie e-Faktury zajmuje kilka sekund – bez pomyłek i bez stresu.